Reisekosten – was ist absetzbar?

Geschäftsreisen sind immer eine kostspielige Angelegenheit. Denn die Kosten für Geschäftsreisen, gegebenenfalls mit Verpflegung und Übernachtung mindern zwar den Gewinn, aber auch die Steuerbelastung. Deshalb ist es besonders wichtig, die Spesenkosten unterwegs korrekt zu erfassen. Wir erklären Ihnen, welche Kosten steuerlich absetzbar sind und weshalb es zu Mehrbelastungen für Sie als Geschäftsreisenden kommen kann durch die umstrittene Mehrwertsteuer-Senkung für Hoteliers.

Unter Geschäftsreisen versteht man nicht nur Termine mit anderen Geschäftspartnern, sondern auch Termine mit auswärtigen Kunden und Lieferanten, Warenauslieferungen oder Warenabholungen bzw. Teilnahmen an Ausstellungen, Seminaren und Messen. Das bedeutet, dass jede geschäftliche Abwesenheit von ihrem regelmäßigen Arbeitsplatz, eine sogenannte Auswärtstätigkeit darstellt. Hierzu zählen auch die erforderlichen Hin- und Rückfahrten.

Sie können den Umsatzsteueranteil, von den Fahrt- und Übernachtungskosten und die weiteren Ausgaben zudem als Vorsteuer von den Umsatzsteuereinnahmen abziehen, da es sich bei den getätigten Ausgaben grundsätzlich um Betriebskosten handelt.

Da es mittlerweile keinen Unterschied zwischen einer „Geschäftsreise“ und einem „Geschäftsgang“ mehr gibt, gibt es somit auch keine Entfernungsbegrenzungen oder Mindestaufenthalte mehr. Dementsprechend ist bereits der Erwerb von Briefmarken bei der nächsten Poststelle prinzipiell eine Geschäftsreise. Sofern Sie nicht Ihren Geschäftswagen nutzen oder zu Fuß gehen, können Sie diese Fahrtkosten bei der Steuer gelten machen. Entstandene Gebühren für das Parken beispielsweise sind hierbei in den Nebenkosten inbegriffen.

Reisekostenabrechnung im Überblick

Folgende Informationen muss eine Reisekostenabrechnung enthalten:

• Anlass-und Zweckbestimmung der Reise,
• Benennung des Geschäftspartners, des Reiseziels und gegebenenfalls der Fahrtroute,
• Beginn und Ende der Geschäftsreise bzw. der einzelnen Reiseetappen mit Dokumentierung von Datum und Uhrzeit,
• belegbare Fahrtkosten,
• belegbare Übernachtungskosten,
• pauschaler Mehrverpflegungsaufwand sowie
• alle weiteren Nebenkosten.

Die Belege der Reisekosten (Reisekostenabrechnung) sollten möglichst grundsätzlich auf Ihren Namen oder den Ihres Unternehmens ausgestellt werden! Somit entstehen keinerlei Unsicherheiten über die betriebliche Veranlassung.