Durch die Kreditorenbuchhaltung erhalten Sie die Übersicht über die gesamten Rechnungen
Die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung, ist die Bearbeitung der kreditorischen Eingangsrechnungen. Nur mit einer eindeutigen Zuordnung über alle offenen Rechnungen kann vermeidbarer Unmut umgangen werden. Wer zeitnah seine Rechnungen begleicht, der darf auf pünktliche Lieferungen hoffen und macht sich somit bei den Lieferanten beliebt. Dieses fördert den allgemeinen Arbeitsablauf und gute Geschäftsbeziehungen. Somit erhält die Kreditorenbuchhaltung eine wichtige Rolle in Ihrem Unternehmen.
Kreditorenbuchhaltung, womit setzt sie sich auseinander?
Die Kreditorenbuchhaltung steht in einem Betrieb in einem sehr engen Bezug zum Einkauf. Der Hauptschwerpunkt liegt hierbei zwischen der laufenden Leistungsabwicklung zwischen den Kreditoren und dem eigenen Firma, grundsätzlich ist sie jedoch nur ein Nebenprodukt der allgemeinen Finanzbuchhaltung. Der Kreditor spielt hierbei die Rolle eines Gläubigers, da er dem Unternehmen beispielsweise mit einer Dienstleistung oder einer Lieferung eine Form von Kredit gewährt hat. Die umgangssprachlichen Bezeichnungen hierfür lauten Verkäufer oder Lieferant. Diese bilden das Gegenstück zu dem Debitor. Somit ist die Kreditbuchhaltung die Kehrseite der Debitorenbuchhaltung.
Welche Aufgaben besitzt die Kreditorenbuchhaltung?
In der Mitte der Kreditorenbuchhaltung stehen sämtliche Vorgänge, die im Zusammenhang mit den sogenannten Eingangsrechnungen stehen. Charakteristisch während der alltäglichen Tätigkeit sind hierbei die Durchführung von Überweisungen, die Eingangspostbearbeitung, und das Einrichten und das Verwalten von Daueraufträgen, die regelmäßige Korrespondenz mit dem Kreditoren oder auch die Abrechnung von Reisekosten. Währenddessen gibt es einige besonders spezielle Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung. Diese nehmen größere Segmente der Tätigkeit ein, welche im Umgang mit einer einzelnen eingegangenen Rechnung in ihrem aufgeführten Ablauf einen Arbeitsprozess beschreiben:
Die Kreditorenstammsatzpflege
Die Kreditorenstammsatzpflege ist eine Form von Datenbank im Rahmen der Kreditbuchhaltung. In ihr werden die Informationen der Kreditoren des Betriebs und der Geschäftspartner verwaltet. Im Allgemeinen handelt es sich hierbei um unveränderliche Daten des anderen Unternehmens wie Gesellschaftsform oder Adresse sowie weitere bedeutsame Kontaktdaten, als auch die Bankverbindung. Somit werden die Abwicklung der noch nicht beglichenen Rechnungen an das Unternehmen sowie weitere Geschäftsbeziehungen vereinfacht.
Die kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung
In diesem Aufgabenbereich der Kreditorenbuchhaltung werden vor allem die Rechnungsangaben kontolliert. Hier wird beispielsweise überprüft, ob Angaben über Mengen auf der Rechnung auch denen entsprechen was geliefert wurde und so mit der georderten Bestellung übereinstimmen. Denn diese Prüfung ist die Grundvoraussetzung für eine Zahlung der ausstehenden Kosten und wird in allererster Linie bei größeren Warenverkehr bereits teilweise automatisiert, um den allgemeinen Arbeitsablauf nicht zu unterbrechen.
Die Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnungen
In dieser Phase werden die eingehenden Rechnungen nicht nur gesammelt, sondern auch sortiert. Hierbei spielt die Trennung von Mehrwertsteuer und der eigentlichen Rechnung eine wichtige Rolle.
Das Verwalten von offenen Posten
Während dieser Stufe werden die offenen Rechnungen gemäß ihrer Fälligkeit behandelt. Um lästige Doppelbuchungen hierbei zu vermeiden, werden diese planmäßig geprüft und überwacht. Für eine zeitnahe Liquiditätsplanung genießt dieser Aufgabenbereich eine besondere Gewichtung im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung. In ihr laufen alle Auskünfte über Zahlungsverpflichtungen und ausstehender Rechnungen eines Betriebes zusammen.
Das Anordnen der Zahlung
Die Veranlassung der Zahlung der offenen Posten/Rechnungen erfolgt erst nach diesem langwierig erscheinenden Vorgang durch die Kreditorenbuchhaltung. Hierbei werden im Allgemeinen die Möglichkeiten des Online-Bankings ausgeschöpft.
Das Archivieren der Eingangsrechnungen
Um jederzeit eine vollständige Prüfung Ihrer Geschäftstätigkeit sicher zu stellen, wurden in Deutschland die Betriebe/Unternehmen verpflichtet über einen Zeitraum vom 10 Jahren alle Rechnungen zu archivieren bzw. aufzubewahren. Bei der Art der Archivierung gibt es bestimmte Regelungen, diese kann digital als auch in Papierform getätigt werden.
Noch Fragen zu unserem Service?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Durchführung Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Selbstverständlich erledigen wir auf Wunsch auch Ihre Lohnbuchhaltung, Ihren Jahresabschluss oder Ihre Steuererklärung. Wir informieren Sie vorab transparant über die anfallenden Kosten. Rufen Sie uns an oder nutzen Sie unser Kontaktformular.